Lo que expresa Pedro Ignacio es correcto desde el punto de vista de la valoración primaria de la documentación, mi opinión es que los consecutivos de correspondencia son una serie documental cuya gestión de disposición final estan amparados por lo establecido en el Código de Comercio (artículos 48 hasta el 60).

La disposición final de los consecutivos se daba (es mi conclusión personal) debido a que al momento de la expedición del Código de Comercio (1971?), no existían indicios de racionalización de producción documental (sólo habían papeles y archivo muerto) que ahora tienen cierto grado de racionalidad por el tema de las TRD.

Ahora bien, el artículo 28 de la Ley (ley Antitrámite), modifica los tiempos de retención y disposición final sobre los documentos de los comerciantes (que incluyen los famosos consecutivos de correspondencia), en los siguientes términos:"los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de diez (10) años contados a partir del útlimo asiento, documento o  comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta"

Queda abierto el tema.

 

Un abrazo.

Ignacio Manuel Epinayu Pushaina

C.C. 5.185.122

Teléfono: 300 5700076

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From: Pedro Galeano M <archeion2000@...>
Reply-To: infoesfera@...
To: infoesfera@...
Subject: Re: [Infoesfera.com] CUANTO TIEMPO
Date: Fri, 7 Jul 2006 02:23:44 +0000 (GMT)

Cordial saludo.

 

Los consecutivos de correspondencia son series documentales simples de caracter informativo, que carecen de valor legal, tecnico o economico. Su valor administrativo es efimero, dado que la información completa sobre un asunto se encuentra en el expediente especifico. Cumplen la función de mero control sobre lo que sale de una entidad. y como referencia rápida de consultas inmediatas.

 

Por lo anterior, soy de la posición que esta serie debe conservarse en los archivos de gestión de las Unidades de Archivo y Correspondencia por un tiempo no mayor a dos años despues de finalizado el año fiscal en que se conformo la serie y proceder con su eliminación sin que medie transferencia al archivo central.

 

Debe tenerse en cuenta que es requisito de la Unidad de Archivo y Correspondencia llevar un registro (manual o automatizado) de todas las comunicaciones que se envian, el cual servira posteriormente como sistema de referencia para realizar consultas de despachos mayores al tiempo de retención.

 

Igualmente, no es necesario microfilmar este consecutivo, dado que los expedientes contienen la totalidad de documentos recibidos y enviados que reflejan el desarrollo de un asunto, tienen todos los soportes y antecedentes, firmas y sellos que evidencian su autenticidad e integridad de la información.

 

Atentamente

 

Pedro Ignacio Galeano M.

Coordinador

Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos

Universidad de La Salle

Gabriel Inestrosa <ginestrosa@...> escribió:

Apreciados amigos de la red.

Considero que hay muchas opiniones diferentes respecto
a el tiempo de conservaciòn de los consecutivos de
correspondencia.  Si alguien tiene una justificaciòn
respecto a por què son 20 años de retenciòn para estos
documentos.  Me parece mucho tiempo para unos
documentos inconsultos.

Gracias por sus opiniones

Gabriel Inestrosa

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