From: IIFAC <fogata@...>
Date: Sun, 14 Aug 2005 16:03:50 -0400
Subject: Fogata, Agosto 2005


Revista-e del Instituto Internacional de Facilitación y Consenso

Las "Etiquetas"

Una de las trampas en que incurren los grupos es la de etiquetar a los
miembros (por ejemplo, él es "negativo", ella es "tan erudita") y luego
tratan a los individuos en cuestión como si dichas etiquetas fuesen siempre
acertadas y/o de utilidad.

Aquí damos un ejercicio sencillo que ilustra esta tendencia común de ver
únicamente lo que esperamos ver.

Esta idea es una contribución de IIFAC afiliado

José Acevedo

Leer más <#2>


¿Alguien tiene alguna propuesta?

Para poder tomar una decisión, el grupo debe tener una propuesta específica.
Sin una propuesta clara, los grupos se pueden perder en interminables
discusiones sobre el problema, jamás llegando a una conclusión. Muchas
personas confunden el plantear un asunto ("oigan, la membresía ha bajado un
20% en este año") con la propuesta de cómo solucionarlo ("llevemos a cabo un
sondeo para averiguar porqué tanta gente se ha ido").

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Mientras que en la teoría, cualquier miembro del grupo puede presentar una
propuesta, en la práctica, solamente algunos tienden a hacerlo, y aún un
menor número son diestros en hacerlo.

Beatrice Briggs con otros miembros del equipo de facilitación en el Congreso
Continental Biorregional en la Ecoaldea Earthaven, Carolina del Norte, EEUU,
en julio del 2005

Alternativas a las presentaciones aburridas

A menos de que el grupo esté extremadamente enfocado hacia el trabajo y
ansioso de ponerse a trabajar de inmediato, es buena idea, por lo regular,
el conducir una ronda de presentaciones al comienzo de cada reunión.

Las presentaciones le proporcionan a cada persona la oportunidad de hablar
al inicio de la sesión, ayudan a construir relaciones, y sirven como un
"ejercicio de calentamiento" para el trabajo venidero.

Sin embargo, muy frecuentemente las presentaciones son muy aburridas y poco
informativas.

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Ejercicio de "Etiquetas"

Una de las trampas en que incurren los grupos es la de etiquetar a los
miembros (por ejemplo, él es "negativo", ella es "tan erudita") y luego
tratan a los individuos en cuestión como si dichas etiquetas fuesen siempre
acertadas y/o de utilidad. Aquí damos un ejercicio sencillo que ilustra esta
tendencia común de ver únicamente lo que esperamos ver:

Pide a cinco voluntarios que se sienten en la mitad del círculo. Dale a cada
uno de ellos una etiqueta que deberá pegarse en la frente, sin mirar lo que
dice la etiqueta. (Sugerencias para los textos de las etiquetas incluyen:
"enojado", "ríete de mí", "ignórame", "líder" y "experto".) Se les da
instrucción a los voluntarios de comportarse con cada uno en base a lo que
dice la etiqueta mientras discuten un asunto real o inventado (por ejemplo,
"¿Qué vamos a hacer sobre la reducción en nuestros ingresos?" o "¿Cómo
podemos hacer nuestras reuniones más divertidas?") El resto del grupo
observa la discusión, sin intervenir. Después de 5 minutos, detén la
discusión y pregúntales a los cinco voluntarios cómo se sintieron durante el
ejercicio y qué imaginan que dice su etiqueta. Luego deja que bajen la
etiqueta y la lean en voz alta. Asegúrate de agradecer a los participantes
por ser tan buenos camaradas antes de que regresen a su lugar en el círculo
mayor.

Este ejercicio por lo regular produce una gran hilaridad mientras que se
lleva a cabo y luego puede conducir a una discusión mas seria acerca de cómo
se produce el "etiquetado" en el grupo y cuál es el impacto que éste tiene
en el funcionamiento del grupo. Este ejercicio también es muy útil cuando se
está capacitando a los facilitadores para reconocer éstas dinámicas en los
grupos con los que trabajan.

Gracias al afiliado del IIFAC José Acevedo quien inicialmente compartió este
ejercicio con nosotros.


¿Alguien tiene alguna propuesta?
Beatrice Briggs

Para poder tomar una decisión, el grupo debe tener una propuesta específica.
Sin una propuesta clara, los grupos se pueden perder en interminables
discusiones sobre el problema, jamás llegando a una conclusión. Muchas
personas confunden el plantear un asunto ("oigan, la membresía ha bajado un
20% en este año") con la propuesta de cómo solucionarlo ("llevemos a cabo un
sondeo para averiguar porqué tanta gente se ha ido"). Mientras que en la
teoría, cualquier miembro del grupo puede presentar una propuesta, en la
práctica, solamente algunos tienden a hacerlo, y aún un menor número son
diestros en hacerlo. Aquí damos algunos lineamientos que pueden ayudarte a
crear propuestas efectivas que ayuden a todo el grupo a pensar claramente
sobre algún asunto y llegar a decisiones más rápidamente. No todas las
propuestas son iguales Las propuestas pueden oscilar desde lo más corto y
sencillo hasta lo más largo y complejo, dependiendo del asunto bajo
consideración. Las propuestas que tienden a ser más informativas,
espontáneas y de decisión rápida, frecuentemente implican:
Ideas simples, sin controversia ("terminemos a la 1 pm para comer")
Mínimas modificaciones en las decisiones pasadas ("reunámonos el próximo
miércoles en lugar del jueves")
Ideas que surgen de experiencias exitosas previas ("ofrezcamos la charla
introductoria para los nuevos miembros una vez al mes en lugar de cada dos
meses")
Las propuestas que tienden a ser más formales, requieren una mayor
discusión, puede que sean sometidas a una revisión considerable y tomen un
tiempo mayor para su decisión, éstas incluyen:
Ideas totalmente nuevas
Cambio de visión, misión u objetivos estratégicos
Cambios o exenciones a las políticas existentes
Asuntos complejos
Asuntos controvertidos
Asuntos que implican un gasto substancial de tiempo y dinero
Un buen momento para hacer propuestas es
cuando la discusión esta dando vueltas en el grupo
cuando tienes una idea clara y bien desarrollada que ofrecer
cuando las normas de procedimiento del grupo así lo requieren (v.gr.
solicitudes de membresía por escrito, gastos arriba de cierta cifra, cambio
del uso del suelo, etc.)

Pasos para mejorar la calidad de tus propuestas

Obtén retroalimentación. Habla con otros acerca de tus ideas antes de
presentarlas al pleno del grupo. Haz un especial esfuerzo en discutir la
propuesta con aquellos que tú creas que casi con seguridad se van a oponer o
la van a cuestionar. Incorpora su retroalimentación en tu borrador.


Ponle un título a tu propuesta. Un título corto y explícito ayuda a cautivar
la atención de otros en el grupo y les ayuda a comprender de qué se trata la
propuesta.


Encuentra un co-patrocinador para la propuesta, de ser posible. Si otros han
revisado y aprobado la propuesta, antes de que salga hacia todo el grupo,
pregúntales si los puedes enlistar como co-patrocinadores. Mientras que esto
puedes ser visto como una forma de cabildeo político, al viejo estilo, la
intención no es la de coaccionar sino por el contrario, la de mostrar que la
propuesta ha sido trabajada y apoyada por más de una persona. Para evitar
propuestas frívolas o irrelevantes, algunos grupos requieren que todas las
propuestas pasen por el comité apropiado antes de ser presentadas al grupo
final encargado de la toma de decisiones.


Incluye un resumen ejecutivo. Si la propuesta es muy larga y compleja,
incluye un resumen de uno o dos párrafos en la primera hoja para ayudar a
las personas a comprender la esencia de lo que se les está pidiendo que
consideren.


Proporciona los antecedentes de la propuesta y lo que se tiene intención de
llevar a cabo. Este paso ayuda a establecer el contexto para la propuesta y
explica porqué se le está solicitando al grupo que considere este asunto
ahora.


Plantea claramente la acción propuesta, incluyendo el quién, qué, cuando,
donde, cómo y con qué dinero u otro recurso se llevará a cabo la propuesta.
Trae a la atención a que éste texto, de ser adoptado, será registrado en el
libro de minutas. (Recuerda que la redacción del texto seguramente sufrirá
modificaciones durante la fase de discusión.)


Analiza los pros y los contras. Incluye al menos tres resultados positivos
posibles y tres posibles dificultades que podrían suceder si la propuesta es
adoptada. El tomar el tiempo necesario para evaluar las fortalezas y
debilidades de la propuesta te pueden ayudar a mejorarla antes de someterla
a la consideración del grupo entero. El incluir tu análisis sobre los pros y
los contras en un documento escrito puede ayudar a convencer a otros que sus
méritos superan a los defectos.


Incluye alternativas para la propuesta. Nunca hay sólo una forma de
resolver un problema o de realizar una meta. El hacer un listado de
alternativas, incluyendo aquella de no tomar ninguna acción, demuestra que
has tomado otras opciones en consideración y que estás recomendando ésta
porque piensas que es la más viable.


Planifica tu presentación. La mayoría de los adultos son aprendices visuales
más que auditivos, así que encontrarán más fácil de comprender una idea si
reciben un documento escrito para estudiar antes o después de la reunión.
Ten en consideración el escribir puntos clave en una hoja grande de papel
rotafolio o el preparar una breve presentación en PowerPoint que ayude a
comunicar tus ideas. Cuando sea posible, proporciona imagenes, fotos y otro
material gráfico que apoye tanto el documento escrito como la presentación
oral. Si quieres que los miembros del grupo tomen un tiempo para considerar
tu propuesta, invierte el tiempo necesario para hacer la presentación
inicial clara, creativa y al grano.

Comportamiento relacionado a una propuesta poco servicial

Mientras que el hacer propuestas es, en general, un servicio útil para el
grupo, el proceso puede ser mal empleado y/o abusado. Aquí están algunas
cosas que no se deben hacer:

No presentes una propuesta que no quieras que sea modificada. Piensa en tu
texto original como un borrador, no como la última palabra. Espera que el
grupo lo modifique para poder llegar a una decisión que todos quieran
apoyar.


No hagas propuestas que tú no estés dispuesto a apoyar activamente.
Pregúntate a tí mismo si estarías dispuesto a hacer por lo menos el 50% del
trabajo necesario para implementar cualquier propuesta que tú hagas. Si la
respuesta es "no", entonces tal vez no deberías tomar el tiempo del grupo
con un asunto al cual tu personalmente estás poco comprometido.


No presentes una propuesta detallada antes de que el grupo haya estado de
acuerdo en la necesidad de tener una. Si no estás seguro sobre qué tan
interesado está el grupo en un asunto en particular, saca el tema a
discusión general antes de empeñar demasiado tiempo en la preparación de una
propuesta detallada. Esta precaución te ahorrará tiempo y minimizará una
probable frustración y sentimientos heridos si resulta que los otros no
quieren abordar el asunto en este momento.


No utilices una propuesta para hacer juegos de poder. El hacer propuestas
que tú sabes que otras personas en el grupo van a oponerse rotundamente, es
un uso irresponsable del proceso para hacer propuestas. Se supone que las
propuestas están para acercar al grupo hacia sus metas comunes, no para
causar divisiones deliberadas ni luchas de poder.


No esperes que una propuesta sea decidida inmediatamente. A menos que la
propuesta sea muy simple, clara y no controvertida, no debería de ser
decidida en la misma reunión en la que se presenta. La mayoría de la gente
piensa mejor si no está presionada a tomar una decisión rápida. Además, la
mayoría de las propuestas, como un rico estofado, mejoran si se les permite
"cocinar" por algún tiempo.



Alternativas a las presentaciones aburridas

A menos de que el grupo esté extremadamente enfocado hacia el trabajo y
ansioso de ponerse a trabajar de inmediato, es buena idea, por lo regular,
el conducir una ronda de presentaciones al comienzo de cada reunión. Las
presentaciones le proporcionan a cada persona la oportunidad de hablar al
inicio de la sesión, ayudan a construir relaciones, y sirven como un
"ejercicio de calentamiento" para el trabajo venidero. Sin embargo, muy
frecuentemente las presentaciones son muy aburridas y poco informativas. A
continuación damos tres sugerencias de formas para hacer que el tiempo
invertido en las presentaciones sea más interesante y divertido.
Pídele a cada persona que diga su nombre y que escoja un objeto que lleva
consigo que dice algo sobre ella y que explique el significado. El objeto
puede ser una pieza de vestimenta, joyería, o algo dentro de su bolsillo,
bolso, portafolios, etc.


Pídele a cada persona que diga su nombre, organización (o dato relevante de
identificación) y qué espera obtener del entrenamiento o reunión. La
siguiente persona debe comenzar su presentación con la última palabra dicha
por el interlocutor previo. Para hacer esto aún más desafiante, no vayas de
acuerdo con el orden como están sentados, sino que selecciona al siguiente
interlocutor al azahar, forzando así a todos a escuchar lo que se está
diciendo.


Pídele a cada persona que comparta algo "bueno y nuevo" de lo que esté
ocurriendo en su vida. Esto es especialmente efectivo en los grupos pequeños
o medianos (con menos de 15 participantes) cuyos miembros ya se conocen
entre sí y quisieran ponerse al corriente, en un dos por tres, sobre las
noticias personales sin quitarle mucho tiempo a los otros temas en la
agenda. El enmarcar la presentación con algo como "bueno y nuevo" también
ayuda a dar una tónica positiva al trabajo venidero.

Envíanos tus sugerencias creativas para las Presentaciones
<mailto:email@...>


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