Gracias por tu consulta en este grupo.
Mi consejo es que, de acuerdo con uno de los principios de gestión de la calidad como es el "enfoque basado en procesos", (ver Norma ISO 9000:2005, 0.2 y 2.4), los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y su identificación (codificación) también apoyen este principio. Es una forma práctica de generarlos, ya que el enfoque sistémico de la Norma ISO 9001:2000 sustenta la interrelación de procesos y evitaríamos volver a la antigua visión por áreas funcionales.
Así que estoy de acuerdo con la forma de codificar sugerida por Erney, salvo que en lugar de clasificar y asignar código a las áreas o departamentos, clasifica y asignes código a los procesos de tu sistema de gestión.
Una de las ventajas también al hacerlo de esta manera es ayudar a la estandarización, ya que se evitaría generar documentos para registros (formatos o formularios, como lo entiendas mejor) repetidos (en contenido o función) en las distintas áreas de la organización.
Para guiarte sobre el tipo de documentación usada en los sistemas de gestión de calidad te sugiero que vayas a la Norma ISO 9000:2005, 2.7.2.
Espero que te sirva esta sugerencia,
Saludos,
Ing. Cristina Cortés Otero
Gerente de Operaciones
Expértika Compañía Ltda. http://www.expertika.com
+57 3 315 262 0353 | skype - criss74
Floridablanca, Departamento de Santander, Colombia
Diana, Buenos días
Una forma de codificar los registros es:
Clasificándolos por el tipo y asignándole una letra a esta clasificación
Clasificar las áreas ó Departamentos y asignarles un número.
Asignar un código para la versión.
Ejemplo:
Formato Operativo FO
Formato Soporte FO
Procedimiento operativo PO
Procedimiento Control PC
Registro Operativo RO
Las áreas o Departamentos
Gerencia General 01
Gerencia Administrativa 02
Sistemas 03
Contabilidad 04
Código de versión
Primera versión 01
Segunda versión 02
Luego un Procedimiento de un Proceso de Control como Gerencia Adminstrativa, primera versión quedaría con el siguiente código: PC02-01
Espero que te ayude en algo
Erney Agudelo
Asistente Técnico Repuestos
Erney.Agudelo@...
Sucursal Calle 13
PBX 364 87 00
FAX 269 87 29
-----Mensaje original-----
De: GestCalidad@... [mailto: GestCalidad@...] En nombre de dianangelicacruz
Enviado el: lunes, 13 de agosto de 2007 9:21
Para: GestCalidad@...
Asunto: [Q] Metodología de Control de Documentos y Registros
Hola a todos:
Quisiera pedirles su opinión y si es posible ejemplos de metodologías
de Control de Documentos y Registros especialmente en lo relacionado a
su identificación ya que debo diseñar este procedimiento y lo que se
desea es que este procedimiento sea lo más generico posible de manera
que en un futuro y en medidas de las necesidades sea extensible y
adaptable a diferentes programas o Sistemas, (cabe anotar que mi
empresa es una Universidad bastante grande, y el Sistema se está
diseñando en programa "pequeño" a manera de piloto, pero la aspiración
es hacerlo extensible).
Les agradezco su colaboraciòn.
Diana Angélica
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